이메일 팁 - 받는 사람/참조/숨은 참조란?

 다른 포스팅에서도 언급을 하였지만, 2016년 말에 현대XXX 본사에서 약 1개월 간 아르바이트를 했던 것은 아직도 좋은 기억으로 남아있습니다. 비단 업무 환경이 괜찮았기 때문이 아니라, 임직원분들과 같이 인트라넷과 메신저를 쓰면서 다양한 경험을 했기 때문입니다. 그 중 하나가 바로 이메일 발송 방법이었습니다.

 

 일반적으로는 전달할 내용을 쓰고 받는 사람 입력란에 주소를 넣고 이메일을 보냅니다. 그런데 참조와 숨은 참조 사용법을 알면 보다 효율적으로 이메일을 발송할 수 있습니다. 특히나 업무환경에서는 그렇습니다. 이번 포스팅에서는 이메일을 발송하실 때 참조/숨은 참조를 어떻게 사용하면 좋은지에 대해 말씀드리도록 하겠습니다. 

 

 보다 이해하시기 쉽도록 저의 세 개의 이메일 계정을 사용하였습니다.

1)다음 이메일

2)네이버 이메일

3)구글 이메일

 다음 이메일 전송 화면입니다.

보시다시피 받는 사람, 참조, 숨은 참조의 입력란이 있습니다.

일반적으로 받는 사람의 주소 입력란만 사용합니다만, 이 포스팅에서는 참조와 숨은 참조까지 사용해 보겠습니다.

#1. 받는 사람 주소 입력란에만 주소를 입력하여 발송(보내는 사람: 다음 // 받는 사람: 네이버)

받는 사람 주소 입력란에 네이버 계정을 입력하고 전송하였습니다.

네이버 계정으로 이메일이 도착하였습니다.

보내는 사람의 주소와 받는 사람의 주소 모두 공개가 됩니다.

#2. 받는 사람 주소 입력란과 참조 입력란에 주소를 입력하여 발송(보내는 사람: 다음 // 받는 사람: 네이버 // 참조: 구글)

받는 사람은 네이버로, 참조는 구글로 하여 전송하였습니다.

받는 사람은 네이버 계정이므로 똑같이 네이버 계정으로 이메일이 도착합니다.

받는 사람의 입장에서 참조인이 누구인지 확인이 가능합니다.

참조인으로 입력한 구글 계정에도 이메일이 도착합니다.

참조인 입장에서도 받는 사람과 참조인이 누구인지 모두 확인이 가능합니다.

#3. 받는 사람 주소 입력란과 숨은 참조 입력란에 주소를 입력하여 발송(보내는 사람: 다음 // 받는 사람: 네이버 // 숨은 참조: 구글)

이번에는 #2와 다르게 숨은 참조에 구글 계정을 입력해 전송하였습니다.

네이버 계정에 마찬가지로 이메일이 도착합니다.

하지만 숨은 참조인은 보이지 않습니다.

하지만 숨은 참조인인 구글 계정에도 이메일이 도착합니다.

숨은 참조인은 받는 사람이 누구인지 알 수 있습니다.

정리하여 보자면

#1. 받는 사람 주소 입력란에만 주소를 입력하여 발송(보내는 사람: 다음 // 받는 사람: 네이버)

받는 사람에게 이메일 도착

#2. 받는 사람 주소 입력란과 참조 입력란에 주소를 입력하여 발송(보내는 사람: 다음 // 받는 사람: 네이버 // 참조: 구글)

받는 사람과 참조인에게 이메일 도착. 서로가 누구인지 확인 가능

#3. 받는 사람 주소 입력란과 숨은 참조 입력란에 주소를 입력하여 발송(보내는 사람: 다음 // 받는 사람: 네이버 // 숨은 참조: 구글)

받는 사람과 숨은참조인에게 이메일 도착. 받는 사람은 숨은참조인이 누구인지 모르지만, 숨은참조인은 받는 사람이 누구인지 확인 가능

그렇다면 여기서 굳이 참조를 쓸 필요가 없지 않냐는 의문이 생기게 됩니다.

받는 사람으로 입력하든 참조인으로 입력하든 이메일을 수신하고 서로가 누구인지 확인이 가능하기 때문이죠.

하지만 업무상에서 받는 사람으로 입력하는 것과 참조인으로 입력하는 것은 다소 의미가 다르다고 합니다.

받는 사람은 업무에 직접적으로 관련된 사람입니다. 따라서 이메일을 받고 회신을 해야 할 필요성이 더욱 커지죠.

이메일을 적극적으로 확인할 필요가 있는 대상입니다.

반면 참조인은 받는 사람에 비해 업무에 대한 연관성이 떨어지게 됩니다. 모 포스팅에서는 참조인을 '이메일 확인은 해야 할 사람' 정도로 정의하고 있습니다. '내가 이렇게 이메일을 보내니 알아둬라' 이 정도인 듯 합니다.

그렇다면 숨은 참조는 무엇일까요? 이메일을 보내면서 참조인으로 누구를 집어넣고 싶은데, 받는 사람은 모르게 하고 싶을 때 사용하는 기능입니다. 또는, 이메일을 누군가에게 보내야 하는데 수신자끼리 서로를 확인할 수 없게 하고 싶을 때 사용하기도 합니다. 받는 사람을 자기 자신으로 하고 숨은 참조에 수신자들을 입력하면, 이메일은 가는데 서로가 누구인지는 모르겠죠. 예를 들어 이벤트 당첨 단체공지를 날리거나 할 때에는 대상자들을 받는 사람에 입력을 하기보다는 숨은 참조에 입력을 하고, 받는 사람을 자기 자신으로 하는 것이 효과적입니다.

<참여자 선정결과 안내 이메일입니다. 받는 사람으로 선정자들이, 참조인으로 해당 센터의 직원분들로 추정되는 이메일이 입력되어 있습니다. 이렇게 보내기보다는 참여자 선정자들을 숨은 참조인으로 했다면 선정자들이 서로가 누구인지 알 수 없기에 훨씬 낫겠죠>

 업무상에서는 어떻게 응용이 될까요? 제가 근무를 했던 현대XXX 인트라넷 이메일의 예시를 되돌아보며 말씀드리겠습니다.

Case 1. 조속한 연말정산 서류 제출을 안내하기 위해 담당자가 임직원들에게 이메일을 보냄. 숨은 참조인으로 연말정산 아르바이트생들을 입력하여 이러한 이메일을 임직원에게 보냈음을 전달함.

Case 2. 상사가 전화로 연락을 하여 연말정산에 대해 궁금한 점을 물어봄. 이메일로 답변을 드리며 보다 구체적인 질문은 전문상담사에게 하시라고 안내한 후, 참조인으로 전문상담사를 입력함.

Case 3. 업무상 필요에 의해 이메일이 옴. 다만, 수신자들의 계정공개가 불편했는지 받는 이를 자신으로 하였고 수신자들을 숨은 참조로 하여 전송함.

이렇게 참조와 숨은 참조는 다양하게 응용될 수 있습니다. 적극적인 사용을 통해 효율적으로 이메일을 보내보세요!