대학생을 위한 이메일 관리법

 #이전 포스팅까지는 혼자 중얼거리는 기분으로 반말을 썼는데, 아무래도 존댓말을 쓰는 게 읽으시는 분들 입장에서도 나을 것 같아 어투를 바꿔봅니다.

 대학생이 된 뒤로 발표를 하거나 볼 기회가 많은데, 많은 분들이 이메일 계정에 발표자료를 저장해두시고 다운로드 받으시는 것 같습니다. 그러다 보니 의도치 않게 그분들의 이메일 편지함을 볼 기회가 많은데, 대부분 '받은편지함' 한 개에 스팸이메일과 개인이메일, 학교이메일 등등이 뒤섞여 있는 것을 볼 수 있었답니다.

 마치 하나의 사물함에 모든 물건을 뒤섞이게 넣어놓듯이 분리하는 것과 같은데, 이러면 학교 과 사무실이나 지원센터에서 발송하는 중요 메일이나 교수님과 친구와의 사적인 메일도 스팸이메일에 묻히게 되어 버립니다. 제때 확인을 할 수 없는 거죠.

 고등학생 때까지는 이메일을 잘 쓸 일이 없지만, 특히나 대학생이 되면 이메일 계정 관리가 몹시나 중요해진다고 봅니다. 카톡 ID나 전화번호를 통한 연락도 좋지만, 이메일은 언제든지 부담 없이 보내고 받을 수 있다는 장점이 있어 아주 좋습니다. 특히나 외국에 연락할 때 몹시 효과적입니다.

 비단 교수님과의 면담 일정을 잡거나 팀플 조원끼리 자료를 공유하는 것을 넘어서, 낯선 이에게 Cold Email을 보내거나 각종 연구소에 자료 요청을 부탁드릴 때에도 이메일을 쓰게 됩니다. 학교에서 날라오는 외부장학금 안내나 건강센터에서 안과진료를 한다는 안내도 전부 이메일로 받게 됩니다. 물론 문자로 친절하게 안내해 주기도 하지만, 문자로 오는 정보보다 이메일로 오는 정보가 훨씬 많으니 주기적이고 효율적인 이메일 관리가 필요한 때입니다.

 이러한 이메일 관리 습관은 취업을 해 일을 할 때도 빛을 발합니다. 2016년 말에 현대XXX에서 연말정산 아르바이트를 하며 인트라넷 이메일 계정을 쓴 적이 있습니다. 그럴 때 자동분류 기능, 자동회신 기능 등 적절한 이메일 관리는 효율적인 업무에 꼭 필요합니다. 물론 이 글에서는 이메일을 어떻게 하면 잘 관리하느냐에 대해서 이야기 하고자 합니다만, 이를 넘어서 적절한 참조, 숨은참조 등도 매사 활용하니 별도로 알아보시면 좋을 것입니다.

 그래서 필자가 대학교 생활을 2년간 하면서 이메일 관리를 한 방법을 공유하고자 합니다. 특히나 2018년에 대학교에 입학하게 될 새내기 분들께 큰 도움이 되리라 생각합니다.

 왼쪽의 사진은 필자의 이메일 화면을 캡쳐한 것입니다. 간략히 필자의 이메일 관리법에 대해서 설명하자면

 #1. 편지함을 여러 개 나누고, 해당되는 이메일 계정을 등록하여 해당되는 편지함으로 자동분류되는 기능을 사용합니다.

 #2. 스마트폰에 다음 메일 앱을 깔고, 광고 경매 서점 P2P대출 등 중요치 않은 편지함 외의 편지함 수신 알림만 켜 놓습니다. 1시간마다 자동으로 체크해 푸쉬 알림이 뜨니 빠르고 편리한 이메일 알림이 가능합니다.

 #3. 중요한 이메일에는 별 표시를 하여 나중에 한 눈에 확인하고, 중요도가 떨어지거나 이미 끝난 일이면 별 표시를 해제합니다.

 #4. 자신에 대한 서명을 간략히 만들어, 이메일이 발송될 때 하단에 자동 포함될 수 있도록 합니다.

 #5. 중장기 부재로 이메일 확인이 불가능할 경우, 자동 부재중 회신 기능을 사용합니다. 현대XXX 직원 분들도 휴가나 출장으로 자동 부재중 회신 기능을 사용하시는 것을 자주 볼 수 있었습니다.

 이미지로도 보여드리겠습니다.

<다음 이메일 환경설정 화면>

보시다시피 이메일 편지함을 여러 개로 나눠두고 자동분류 기능을 사용합니다.

자주 보는 내용의 이메일이 왔을 때에만 알람이 울리도록 설정하여 스마트폰으로 확인할 때 편합니다.

보낸 편지의 경우에도 해당되는 편지함으로 다 옮겨놓습니다.

주고 받은 이메일의 경우 편지함 하나에 넣어도 보낸편지와 받은편지가 구분되어 편리하게 확인할 수 있습니다.

편지함이 하나의 연구자료 구독함이 되었습니다.

학교에서 오는 공지사항을 한 눈에 확인할 수 있어 몹시 편리합니다.

광고 전용 이메일나 아예 관심없는 곳의 이메일 주소는 차단해 버리면 그만입니다.

하지만 광고 외의 알람을 받을 일이 있는 곳이라면 차단해 버리기 상당히 애매합니다.

그럴 경우 광고 편지함으로 분류되도록 만들어놓고, 일괄 읽음처리나 일괄삭제를 하기 전 제목만 한 번 흝어보면서 확인하는 정도에서 그칩니다.

적절한 서명의 사용은 연구소나 교수님께 이메일을 보낼 때 자신에 대한 간략한 소개가 될 수 있어 편리합니다.

html 태그를 사용해 깔끔한 이미지로 서명을 표시하는 방법도 생각해 볼 수 있습니다.

부재중일 때 자동으로 회신되는 기능을 사용하면 회신이 언제 올지 몰라 발신자가 기다리는 일을 막을 수 있습니다.

필자는 특정 코드를 제목에 넣어 재발신해달라고 부재중 답장으로 요청하고, 그 코드가 제목에 포함될 경우 별도의 편지함으로 분류되도록 설정하였습니다.

보내는 사람이 번거로울 수는 있지만, 부재중 오랫동안 쌓인 이메일에서 중요한 이메일을 찾는 것은 꽤나 힘든 일입니다.

그렇기 때문에 코드를 삽입해달라는 부탁을 해, 나중에 이메일을 한 번에 확인할 수 있도 합니다.

 효율적인 이메일 관리는 대학생에게 필수라고 생각합니다.

이메일계정을 단순한 스팸편지함이나 저장공간이 아닌 자신의 연락수단으로 효과적으로 사용해 보시길 바랍니다.